Les documents engageants pour l’entreprise necessitent une attention fort particuliere.

on doit nos couvrir, garantir leur disponibilite, et les rendre accessibles sur le long terme. Autant de traitements couverts par le records management, une notion qui se dilue de plus en plus dans celle de l’archivage a valeur probatoire.

Que faut-il archiver ? Combien de temps ?

En dehors des grandes entreprises, peu d’organisations sont au fait des enjeux du records management. Vous devez penser que votre terme anglo-saxon n’a jamais vraiment ete adopte, surtout par les PME francaises, ou l’on prefere parler d’archivage voire bien seulement de gestion electronique des documents pour designer un concept precis de conservation des precisions. «Le records management, c’est l’archivage de tous les documents d’entreprise qui peuvent Realiser office de preuve et, ce, pendant 1 delai reglementaire impose avec le legislateur», explique Olivier Detour, PDG de Netheos. «Sur le terme anglais il y a tres peu de questions a se poser, on cause vraiment d’enregistrement de piece de preuves. On commence a evoquer le records management a partir des entreprises de taille intermediaire. Il existe, a votre moment-la, une vraie demarche encadree par les normes et souvent externalisee.» Si le records management renvoie a la gestion des documents engageants pour l’entreprise, quels que soient leurs formes et leurs supports, pourquoi des petites structures, elles aussi tenues de presenter des preuves en cas de litiges, sont-elles eloignees de une telle notion, quand elles ne l’ignorent tout seulement pas ? «Les petites entreprises n’ont aucune demarche structuree, les papiers paraissent dans les armoires et nos documents electroniques dans les ordinateurs, c’est le chef d’entreprise qui determine quels documents ont de la valeur, puis les confie dans la plupart des cas aux experts-comptables : Il existe de fait une certaine forme d’externalisation, un systeme qui s’est mis naturellement en place en dehors en zone de gouvernance de ces responsables», observe Olivier Detour.

La sauvegarde, adversaire du records management

«Dans une grosse boutique, un projet de records management reste formule de facon politique, on parle gestion des risques, archivage, on definit des objectifs Afin de les utilisateurs, a travers une vision tres orientee services», explique concernant sa part Noureddine Lamriri, responsable des consultants avant-vente chez Ever Team (gestion de contenus d’entreprise). «A l’echelle d’une PME, la vision se focalise dans l’operationnel, on s’interroge concernant l’apport d’un systeme d’archivage d’un avis commode : en tant qu’editeur, notre discours ne a alors plus la reduction des risques mais sur l’aspect qualitatif d’une solution. Nous expliquons comment le records management va permettre d’economiser de l’espace disque et des couts de maintenance en delestant la GED de documents dont l’entreprise n’a plus besoin dans ses activites operationnelles. Dans une PME, le terme records management a moins d’echo car il ne voiture aucune notions royal. Dans cette categorie d’entreprises, l’adversaire du records management c’est la sauvegarde. Il faudra convaincre que la mise en place d’un systeme d’archivage degage environ ressources pour la GED bien en centralisant des operations de conservation.»

« Les outils de records management ne font pas la politique d’archivage mais se mettent a son service. » Noureddine Lamriri, Ever Team

Alors que le constat d’infobesite fait l’unanimite, la multiplication des supports de stockage et les evolutions des formats n’ont jamais autant facilite les operations de conservation des donnees. «Avec la multiplication des volumes et des supports d’informations, le fameux Big Data, les firmes seront De surcroi®t et puis confrontees a des problematiques de gestion de leurs donnees et documents, ainsi, de leur tracabilite», souligne Emilie Angaramo, responsable pole conseil du groupe Everial (acces, securite et conservation des renseignements). «Selon leurs activites, elles doivent repondre a des exigences legales et reglementaires Afin de lesquelles elles seront parfois mal informees et mal organisees».

A travers le record management, ces firmes cherchent a orchestrer J’ai conservation de documents qu’elles veulent i?tre capable de reutiliser ulterieurement, autrement dit les documents archives. La totalite des documents ne sont gui?re toutefois concernes, le champ du records management se restreignant precisement aux documents de preuve ainsi que gestion pour leur detenteur. Dans la chaine de conservation, il s’agit precisement des archives dites courantes et intermediaires et non pas des archives definitives.

Un systeme de records management repose sur les outils fournis par une GED et un SAE (Systeme d’Archivage Electronique), et valides par des normes dont l’element central est l’ISO 15 489. Parmi les composants essentiels d’une solution, des fonctions qui permettront de deposer des documents, de les classer dans des arborescences, un moteur de recherche et une interface de consultation. Le tout est cadre via un referentiel de conservation, une brique qui vise a garantir une bonne gouvernance des records geres via l’application. Ce referentiel identifie l’ensemble des activites d’une boutique sous le prisme de l’ensemble de ses departements (RH, comptabilite, finances, etc.), et fournit Afin de chaque departement une liste des differentes typologies documentaires auxquelles il associe des regles de duree de conservation. Mes regles ainsi definies sont directement prises en compte des qu’un document alimente le systeme de records management.

« Un document archive n’est pas mort, mais constitue au contraire une richesse accessible. » Jean-Marc Rietsch, Fedisa

«Dans le records management, il y a deux belles etapes, la conception et l’archivage du document», explique Jean-Marc Rietsch, president en Fedisa, la Federation de l’ILM (Information Lifecycle Management), du Stockage et de l’Archivage. «La premiere commence des la realisation du document et consiste a renseigner les conditions d’une conservation de votre document une fois qu’il devra etre archive . Ils font des le commencement une prise en compte du cycle de vie de l’information, Afin de permettre au document d’evoluer dans le temps libre. Aujourd’hui le mot archivage n’est plus forcement approprie, le terme de conservation securisee de informations numeriques est plus adapte : de quoi a-t-on besoin lorsqu’on est face a votre systeme d’information ? De pouvoir retrouver votre ou des documents le plus rapidement possible et d’y avoir acces L’objectif est de fluidifier votre flux d’informations bien en etant certain qu’une fois les documents recuperes, on est equipes pour pouvoir verifier tres facilement un caractere authentique, leur origine et leur integrite».